Refleksi Diri dalam Komunikasi Organisasi*

Organisasi - jejaring Organisasi : dalam bergerak memang dipandang penting & sangat perlu mengedepankan "komunikasi". Komunikasi itu meliputi komunikasi internal maupun komunikasi eksternal. Komunikasi internal yaitu, komunikasi pimpinan dengan anggota pimpinan serta komunikasi dengan struktur dibawahnya. Komunikasi eksternal yaitu komunikasi dengan/antar organisasi atau organisasi otonom yang lain. Sebelum melakukan komunikasi eksternal, alangkah lebih baiknya diawali dengan solidnya, kuatnya, kualitas yang bagus pada komunikasi di internal.

Dalam konteks organisasi/suatu kelompok masyarakat akan mengadakan suatu acara/events. Organisasi itu tentunya ingin acara itu sukses & lancar sesuai target & tujuannya. Untuk sukses & lancarnya acara itu ada satu point penting yang dipandang perlu diperhatikan, yaitu"komunikasi" tadi. 

Setelah memandang pentingnya komunikasi tadi, maka langkah selanjutnya yaitu : mengkomunikasikan dengan pihak - pihak terkait yang mempunyai potensi mensukseskan acara tersebut, entah itu potensi materi atau potensi peserta atau potensi yang lainnya. Cara mengkomunikasikannya pun juga berbeda - beda, tergantung ruang lingkupnya. Di tataran Cabang atau Ranting tentunya berbeda dan lebih mudah caranya dibandingkan dengan yang di tingkat Wilayah. Karena tingkat Wilayah(propinsi) itu membawahi banyak kabupaten/kota, sedangkan Cabang ruang lingkupnya di tingkat Kecamatan dan Ranting ruang lingkupnya ada di tingkat kelurahan/desa.

Organisasi yang berada ditingkat Wilayah/Propinsi apabila akan mengadakan suatu events yang cukup besar (melibatkan sampai Cabang), untuk suksesnya acara maka dipandang sangat perlu konsep acara itu sudah jadi & matang sejak 1 - 2 bulan sebelum acara itu dilaksanakan, walau dalam hal teknis masih belum matang & sambil jalan dimatangkan. Dengan begitu ada waktu yang cukup untuk mengkomunikasikan/sosialisasi ke target peserta. Urutan komunikasi ditingkat Wilayah :

1.      Wilayah komunikasi ke Daerah/Kabupaten,

2.      Daerah/Kabupaten Komunikasi ke Cabang/Kecamatan. (Entah itu dengan mengumpulkan Cabang yang ada atau dengan mengantar (dalam bentuk surat ataupun sms) Info itu ke Cabang - cabang yang ada.

Manfaat memulai komunikasi lebih awal yaitu :

1.      Informasi lebih cepat sampai dan bisa diagendakan.

2.      Menghindari berbarengan acara dengan agenda yang sudah lebih dulu diagendakan.

3.      Apabila tidak berbarengan acara, maka target peserta akan lebih maksimal.

Tulisan ini hanya sekedar berusaha untuk otokritik/muhasabah/evaluasipada diri kami, agar kami menjadi lebih baik lagi. Karena kami sadar bahwa kami ini ada di tingkat Wilayah/Propinsi (bukan di Ranting). Pada periode ini kami sudah melangkah lebih dari separuh periode, ya bisa dikatakan periode kami hampir habis. Dalam banyak langkah yang sudah kami lalui tentunya kami sudah mengalami banyak dinamika yang ada, seiring dengan itu kami terus berusaha memperbaiki kualitas langkah – langkah kami. Dan apabila di kemudian hari ada pihak tertetu yang kurang berkenan dengan tulisan ini, maka kami mohon maaf yang sebesar – besarnya. Akhir kata kami berharap tulisan ini bisa bermanfaat untuk kita semua sehingga menjadi lebih baik lagi. Aamiin.

Fastabiqul Khoirot.

*Penulis adalah Rhomandika Cahyo Nugroho, A.Md. (Wakil Ketua Bidang Litbang & Media Informasi.)